Электронная транспортная накладная (ЭТрН)
Титулы ЭТрН
ЭТрН состоит из разделов – титулов, которые последовательно
оформляются и подписываются участниками перевозочного процесса.
Четыре обязательных подписывают в строгой последовательности
Титул №1 — Погрузка.
Подписывает — грузоотправитель.
В этой части ЭТрН указываются стороны сделки, кто, что и на каком транспортном средстве перевозит. После подписания документ передается в ГИС ЭПД.
Титул 2 подписывает перевозчик при погрузке.
Он подтверждает, что груз получен, и может внести замечания, если выявлены расхождения с данными в Титуле 1. Титул подписывается усиленной квалифицированной подписью (УКЭП), а водитель может подтвердить погрузку простой электронной подписью (КЭП) через мобильное приложение.
Титул 3 заполняет и подписывает грузополучатель после выгрузки.
Здесь фиксируется количество и состояние груза, а также возможные расхождения. Далее документ уходит к перевозчику и грузоотправителю.
Титул 4 завершает процесс грузоперевозки.
Перевозчик подтверждает передачу груза получателю, обязательства по перевозке считаются выполненными.
- Итоговую стоимость перевозки — пятый и шестой;
- Факт переадресации — седьмой;
- Замену водителя или ТС — восьмой.
Документ состоит из разделов — титулов.
Четыре обязательных
подписывают в строгой последовательности.
Титул №5 — Стоимость.
Подписывает — перевозчик.
Стороны утверждают окончательную цену за перевозку груза.
Титул №6 — Подтверждение стоимости.
Подписывает — грузоотправитель, чтобы подтвердить новую сумму накладной.
Титулы 5 и 6 позволяют использовать ЭТрН как первичный учетный документ вместо акта выполненных работ.
Титул №7 — Переадресация.
формирует перевозчик, если меняется адрес доставки или грузополучатель.
Титул №8 — Замена водителя или ТС.
Также оформляется перевозчиком.
Титул №9 — Перенаправка груза по новому адресу или передача другому получателю.
Подписывает — перевозчик.
Оформляет инициатор – грузоотправитель или грузополучатель. После подписания титула 9 перевозчик заполняет титул 7 с указанием нового получателя и адреса, а дальше процесс идет по стандартному сценарию: новый получатель оформляет титул 3, а перевозчик – титул 4.
Как происходит обмен
электронными перевозочными документами
Ключевое звено в обмене — оператор информационной системы ЭПД. Он связывает участников перевозкии государство: передает подписанные электронные перевозочные документы в ГИС ЭПД.
Грузоотправитель или перевозчик создает ЭПД в системе, например, в 1С:TMS, и подписывает документ УКЭП.
Оператор проверяет оформление, подписи и отправляет накладную в ГИС.
Система получает ЭТрН, проверяет, подтверждает своей электронной подписью и сохраняет. После верификации документ доступен всем участникам процесса перевозки, а также ведомствам – Минтрансу, МВД, ФНС, РКН, Минцифры.
- Грузоотправитель формирует ЭТрН в системе, например, в 1С:TMS или через оператора ЭДО, и подписывает его своей УКЭП.
- Водитель с планшета или смартфона подтверждает приём груза с помощью простой электронной подписи (ПЭП).
- Перевозчик заверяет накладную УКЭП.
- Получатель принимает груз и подписывает свой раздел документа с помощью УКЭП.
- Водитель фиксирует передачу груза ПЭП.
- Менеджер транспортной компании подтверждает титул перевозчика с помощью УКЭП.
Как происходит обмен ЭТрН с применением 1С:TMS
Общая схема работы с ЭТрН в 1С:TMS выглядит так:
- Грузоотправитель в 1С:TMS формирует ЭТрН, подписывает накладную КЭП и передаёт через оператора ЭДО.
- Через роуминг ЭДО накладная становится доступна в программах перевозчика и грузополучателя.
- Водитель простой электронной подписью в приложении смартфона подтверждает, что получил груз.
- Перевозчик подписывает накладную КЭП в своей программе.
- Грузополучатель принимает груз и подписывает накладную КЭП у себя.
- Статусы и титулы ЭТрН автоматически синхронизируются, а ГИС ЭПД получает информацию на каждом этапе.
- При необходимости можно выгрузить оригинал ЭТрН из системы своего оператора ЭДО.
Как работать с ЭТрН в 1С:TMS
«1С:TMS Логистика. Управление перевозками» уже интегрирована с операторами ИС ЭПД и автоматизирует полный цикл работы с ЭТрН:
- создание,
- подписание,
- передача через оператора ЭДО,
- получение статусов и титулов,
- хранение и контроль подписания накладной сторонами.
Система подходит всем ролям перевозочного процесса, но наиболее полно закрывает задачи грузоотправителя: формирование ЭПД, контроль маршрутов, отслеживание этапов доставки, взаимодействие с транспортными компаниями и получателями и др.
1С:TMS позволяет оформлять ЭТрН, в том числе, и для сложных сценариев доставки:
- Экспедирование: формируются две ЭТрН: одна от отправителя к экспедитору, вторая – от экспедитора к получателю. Экспедитор видит обе ЭТрН и отслеживает перевозку на каждом этапе.
- Переадресовка: составляется новая ЭТрН с новым получателем, исходная накладная получает статус «Заменена», вся история отражается в ГИС ЭПД.
- Замена водителя или транспорта: в ЭТрН создаётся титул с новыми реквизитами водителя и транспортного средства, информация о факте и времени замены отражается в системах участников перевозки.
- Частичная приемка: если обнаружена недостача – в накладной указывается реальное количество принятого груза с указанием причин недостачи. Перевозчик прямо в системе может согласиться с расхождениями или оспорить их.
При этом каждый участник перевозки продолжает работать в своей системе, которая поддерживает обмен с ГИС ЭПД. Между провайдерами ЭПД работает роуминг, поэтому грузоотправитель может управлять логистикой в 1С:TMS, перевозчик – в 1С:Управление торговлей, грузополучатель – в СБИС.
Если используется мобильное приложение – водитель подписывает ЭТрН со стороны перевозчика на своем смартфоне, а логист контролирует статус подписания в своей программе. Кроме того, с приложением можно строить маршруты, отправлять логисту отчеты, геолокацию, фото- и видеофайлы.
Таким образом 1С:TMS становится удобной точкой управления электронными перевозочными документами для каждого участника цепочки, а для грузоотправителя – полноценным центром контроля перевозок и обязательного документооборота в формате ЭТрН.
Важно, что 1С:TMS – это не только учетная программа для логистов. Она объединяет управление логистическими процессами от планирования и тарификации перевозок до автоматизации работы удаленных сотрудников и спутникового мониторинга транспорта. Взаимосвязь всех этих задач в одной системе обеспечивает удобное заполнение ЭТрН и надежный контроль перевозок на каждом этапе.
ЭТрН в 1C:TMS Логистика. Управление перевозками по шагам
В 1С:TMS грузоотправитель:
- На основании рейса или группы заданий на перевозку создает набор промежуточных «Транспортных накладных»;
- На основании «Транспортных накладных» формирует обязательную ЭТрН – данные из рейса и заданий заполняются автоматически;
- Отправляет ЭТрН через подключенный к системе блок 1С-ЭПД. 1C:TMS перед отправкой проверяет правильность заполнения накладной и если есть неточности – присылает уведомление с описанием ошибки.
Логист в своей программе:
- Получает и просматривает ЭТрН;
- Подписывает ЭТрН, подтверждая, что груз загружен и отправлен по маршруту. Если есть замечания – их можно отразить в накладной.
- Через блок 1С-ЭПД отправляет документ дальше по маршруту ЭДО.
Работник склада в своей системе:
- Видит, что ЭТрН поступила и находится на стадии приемки;
- Указывает в накладной фактические параметры груза – количество принятых грузовых мест, масса, вес, объем, состояние.
- Проверяет заполнение документа, подписывает титул и отправляет документ на следующий шаг обмена ЭДО ЭТрН.
Логист подписывает ЭТрН – с замечаниями или без – и статус накладной в системах грузоотправителя и грузополучателя меняется на «Завершен». Участники процесса видят заполненную накладную, в которой четыре подписи: одна от грузоотправителя, две от транспортной компании, одна от грузополучателя.
Если используется мобильное приложение – водитель подписывает ЭТрН со стороны перевозчика на своем смартфоне, а логист контролирует статус подписания в своей программе. Кроме того, с приложением можно строить маршруты, отправлять логисту отчеты, геолокацию, фото- и видеофайлы.
Решения
Все решения
Презентации и материалы
специалиста