1С Путевые листы - Программа по автоматическому заполнению и учету путевых листов

Выписка путевых листов – неотъемлемая часть работы транспортно-логистического предприятий и других организаций, использующих в своей работе собственный или наемный транспорт. На каждое транспортное средство до его выхода на рейс необходимо выписать путевой лист, в котором содержится основная информация об автомобиле и водителе, пробеге, расходе ГСМ, маршруте поездки и т.п. После выполнения транспортного задания нужно сдать в бухгалтерию путевку, заполненную фактическими данными о времени прибытия, пробеге, моточасах, заправках и расходе топлива.

Можно скачать типовую форму путевого листа для любого вида транспорта – легкового, грузового, пассажирского – и заполнять ее на бумаге. Но ручная выписка документов занимает слишком много времени, а кроме того, не исключает ошибки в учете: из-за неразборчивого почерка оператора данные документа могут быть неверно прочитаны, водитель может заполнить форму путевого листа задним числом или указать в нем недостоверные сведения о расходе топлива и пробеге. Все это затрудняет контроль расхода ГСМ и снижает эффективность использования транспортных средств.

Автоматизированный учет и заполнение путевых листов в 1С полностью решает эти проблемы. Использование программы для управления автопарком и логистикой с подключением системы спутникового мониторинга транспорта обеспечивает оперативное получение фактические данных о пробеге автомобилей, расходе ГСМ и других показателях работы транспортных средств, многократно ускоряет выписку и обработку путевых листов.

Как организовать автоматическое заполнение путевых листов и учет ГСМ в 1С

В офисе компании устанавливается программа 1С с функционалом заполнения путевых листов, например, система планирования доставки заказов «1С:TMS Логистика. Управление перевозками» или конфигурация «1С:Управление автотранспортом ПРОФ». для управления имуществом автопарка.

Чтобы автоматизировать выписку путевых листов к выбранной программе 1С для ведения учета и управления автопарком подключается система «1С:Центр спутникового мониторинга ГЛОНАСС/GPS” (1С:ЦСМ), предназначенная для онлайн-контроля фактических показателей работы транспорта.

Каждое транспортное средство оснащается ГЛОНАСС/GPS трекерами и датчиками уровня топлива.

Как это работает

Автомобильные трекеры и датчики непрерывно отслеживают работу транспортных средств, фиксируют местонахождение и направление движения автомобилей, прохождение контрольных точек маршрута, заправки и фактический расход топлива;

Данные трекеров в онлайн-режиме транслируются в систему 1С:ЦСМ для хранения и последующей обработки;

Из 1С:ЦСМ информация оперативно поступает в систему учета и управления транспортом;

В учетной системе на основании полученных данных автоматически заполняются путевые листы, начисляется амортизация, выполняется списание ГСМ, запасных частей и расходников, контролируется рабочее время водителей:

- Сведения о фактическом пробеге используются для автоматического начисления амортизации ТС и расчета зарплаты водителям с учетом выработки;

- На основе данных о фактическом расходе ГСМ выполняется списание топлива;

- Информация о моточасах учитывается как при расчете амортизации, так и при списании ГСМ;

Для удобства пользователей путевые листы могут заполняться в программе как штучно ручным вводом, так и пакетно в автоматическом режиме.

Дополнительные возможности учета путевых листов в 1С

Данные о пробеге могут быть использованы для планирования сроков техосмотра автомобилей;

Подключение ГЛОНАСС/GPS трекеров к CAN шинам автомобилей дает возможность в режиме реального времени оценивать стиль вождения: фиксировать параметры движения транспортных средств – резкие ускорения, торможения и маневры;

Отслеживание фактических маршрутов движения транспортных средств позволяют более точно управлять расчетами с покупателями и поставщиками услуг;

Интеграция с процессинговыми центрами топливных компаний и фактические данные о расходе ГСМ позволяют оперативно выявлять факты недолива топлива в бак.

Преимущества использования программ 1С для автоматической выписки путевых листов

Учет и заполнение путевых листов в 1С помогает повысить эффективность управления транспортом и затратами на его содержание:

Отслеживание стиля вождения обеспечивает онлайн-контроль соблюдения правил эксплуатации автомобилей и условий доставки грузов, снижает риски возникновения аварийных ситуаций и повышает дисциплинированность водителей.

Сокращается количество ошибок – все данные легко читаются в электронных документах, повышается достоверность информации о фактическом расходе топлива, пробеге, рабочем времени водителей;

Появляется возможность оперативно контролировать расход ГСМ, предотвращая перерасход и сливы топлива;

Существенно ускоряется выписка и обработка путевых листов, транспортные средства быстрее выходят на маршруты;

Рабочее время водителей и транспорт используются по назначению, информация о простоях и любых отклонениях от установленных маршрутов мгновенно поступает диспетчеру и руководителю;

Примеры внедрений программы автоматического заполнения путевых листов

Заказчиком может выступать любая компания желающая автоматизировать процесс выписки и автоматического заполнения Путевых листов.

Заказчик

АО «НовосибирскАвтоДор»
http://www.nskavtodor.ru/

Исполнитель

Команда проекта со стороны АЙТОБ:

1. Менеджер проекта
2. Аналитик
3. Руководитель проекта

4. Программист
5. Консультант
6. Спец.тех.поддержки.

Задачи проекта

Переход с системы спутникового мониторинга «Форт Монитор» на систему спутникового мониторинга ГЛОНАСС/GPS реализованную на платформе 1С:Предприятие

Автоматизировать процесс выписки и автоматического заполнения Путевых листов

Учёт ремонтов и сервисного обслуживания

Блок тарификации ЗП водителей

Учёт ГСМ

Учет затрат на содержание ТС

Решение задачи от АЙТОБ

Проанализировав потребности Заказчика мы подготовили объединенную поставку двух программных продуктов от 1С:

1С:Центр спутникового мониторинга ГЛОНАСС/GPS

для подключения трекеров Fort Monitor, что бы они передавали данные на прямую в 1С, минуя другие программные комплексы. Возможен переход на 1С:ЦСМ практически с любой системы ГЛОНАСС мониторинга.

1С:Управление Автотранспортом ПРОФ

для выписки и автоматического заполнения Путевых листов, учёта ГСМ, ремонтов и сервисного обслуживания и блока тарификации ЗП водителей

Заполнение «Путевого листа»

Уровень 1.

Пробег ТС – для начисления амортизации ТС и ЗП водителя.
Расход топлива ТС – для списания топлива.
Моточасы для СТ – для начисления амортизации и списания топлива.

Уровень 2. Факультативно, дополнительные возможности

Оценка стиля вождения для начисления ЗП водителю.
Пробег ТС – для сроков прохождения ТО.
Фактические маршруты для расчетов с поставщиками услуг.
Информация от топливной компании и фактический расход топлива – выявлять факты недолива в бак.

Ещё бизнес-решения

Планирование доставки

Модуль предназначен для автоматизации и оптимизации процессов транспортной логистики в условиях городской доставки и дистрибуции товаров.

Узнать больше

Контроль расхода топлива

Самый простой и дешевый метод контроля топлива, не требующий монтажа топливной системы. Намного точнее чем расчет, проведенный на основании показания одометра.

Узнать больше