Автоматическое заполнение путевых листов в 1С

Путевой лист в 1С

Выписка путевых листов – неотъемлемая часть работы транспортно-логистического предприятий и других организаций, использующих в своей работе собственный или наёмный транспорт. На каждое транспортное средство до его выхода на рейс необходимо выписать путевой лист, в котором содержится основная информация об автомобиле и водителе, пробеге, расходе ГСМ, маршруте поездки и другие параметры. После выполнения транспортного задания нужно сдать в бухгалтерию путёвку, заполненную фактическими данными о времени прибытия, пробеге, моточасах, заправках и расходе топлива.

Как организовать автоматическое заполнение
путевых листов и учёт ГСМ в 1С

В офисе компании устанавливается программа 1С с функционалом заполнения путевых листов, например, система планирования доставки заказов «1С:TMS Логистика. Управление перевозками» или конфигурация «1С:Управление автотранспортом ПРОФ» для управления имуществом автопарка.

Чтобы автоматизировать выписку путевых листов, к выбранной программе 1С для ведения учёта и управления автопарком подключается система «1С:Центр спутникового мониторинга ГЛОНАСС/GPS» (1С:ЦСМ), предназначенная для онлайн-контроля фактических показателей работы транспорта.

Каждое транспортное средство оснащается ГЛОНАСС/GPS трекерами и датчиками уровня топлива.

Как это работает

1. Автомобильные трекеры и датчики непрерывно отслеживают работу транспортных средств, фиксируют местонахождение и направление движения автомобилей, прохождение контрольных точек маршрута, заправки и фактический расход топлива.
2. Данные трекеров в онлайн-режиме транслируются в систему 1С:ЦСМ для хранения и последующей обработки.
3. Из 1С:ЦСМ информация оперативно поступает в систему учёта и управления транспортом.
4. В учётной системе на основании полученных данных автоматически заполняются путевые листы, начисляется амортизация, выполняется списание ГСМ, запасных частей и расходников, контролируется рабочее время водителей:

   • сведения о фактическом пробеге используются для автоматического начисления амортизации ТС и расчета зарплаты водителям с учетом выработки;
   • на основе данных о фактическом расходе ГСМ выполняется списание топлива;
   • информация о моточасах учитывается как при расчете амортизации, так и при списании ГСМ.

Для удобства пользователей путевые листы могут заполняться в программе как штучно ручным вводом, так и пакетно в автоматическом режиме.

Дополнительные возможности учета путевых листов в 1С

Данные о пробеге могут быть использованы для планирования сроков техосмотра автомобилей.

Отслеживание фактических маршрутов движения транспортных средств позволяют более точно управлять расчётами с покупателями и поставщиками услуг.

Подключение ГЛОНАСС/GPS трекеров к CAN-шинам автомобилей даёт возможность в режиме реального времени оценивать стиль вождения, фиксировать параметры движения транспортных средств – резкие ускорения, торможения и манёвры.

Интеграция с процессинговыми центрами топливных компаний и фактические данные о расходе ГСМ позволяют оперативно выявлять факты недолива топлива в бак.

Преимущества использования программ 1С
для автоматической выписки путевых листов

Учёт и заполнение путевых листов в 1С помогает повысить эффективность управления транспортом и затратами на его содержание:

• Появляется возможность оперативно контролировать расход ГСМ, предотвращая перерасход и сливы топлива.
• Рабочее время водителей и транспорт используются по назначению, информация о простоях и любых отклонениях от установленных маршрутов мгновенно поступает диспетчеру и руководителю.
• Сокращается количество ошибок – все данные легко читаются в электронных документах, повышается достоверность информации о фактическом расходе топлива, пробеге, рабочем времени водителей.
• Существенно ускоряется выписка и обработка путевых листов, транспортные средства быстрее выходят на маршруты.
• Отслеживание стиля вождения обеспечивает онлайн-контроль соблюдения правил эксплуатации автомобилей и условий доставки грузов, снижает риски возникновения аварийных ситуаций и повышает дисциплинированность водителей.