Внедрен 1С:Центр спутникового мониторинга в «Интермарк Авто»

• 35 рабочих мест
  
• смежное программное обеспечение в области транспортной логистики

Ранее для управленческого и оперативного учета в компании использовалась зарубежная облачная информационная система, которая со временем перестала удовлетворять потребностям бизнеса.

Для более эффективной работы компании требовалась комплексная система, которая позволила бы оперативно решать все ключевые бизнес-задачи – вести детализированный учет транспортных средств, планировать ремонты и сервисное обслуживание автомобилей, формировать сопутствующие документы, отслеживать местонахождение и перемещение транспорта, контролировать затраты и взаиморасчеты с клиентами.

В качестве партнера по внедрению новой системы была приглашена компания «АЙТОБ», имеющая успешный опыт автоматизации работы крупных транспортных предприятий и корпоративных автопарков.

Для реализации проекта были выбраны решения «1С:Управление автотранспортом 8 ПРОФ» и «1С:Центр спутникового мониторинга ГЛОНАСС/GPS».

За семь месяцев было автоматизировано 35 рабочих мест, реализованы необходимые настройки и доработки системы, выполнена интеграция с другими программными решениями компании.

В результате компания получила комплексную информационно систему, которая помогла организовать эффективную обработку входящих заявок, оптимизировать планирование работы подразделений, усилить контроль за оказанием услуг по управлению транспортными средствами клиентов.

Оптимизирована работа с обращениями клиентов:

·        Система интегрирована с веб-сайтом компании. Клиенты теперь отправляют заявки на ремонт арендованных автомобилей через Личный кабинет. На основании полученных заявок в 1С:УАТ автоматически формируются документы «Заявки на ремонт» с указанием всей необходимой информации – вид ремонта, местонахождение автомобиля и т.п.

·        Автоматизировано согласование заявок на ремонты и выписка сопроводительных документов. Для этого система интегрирована с программой распознавания «Коннект». К каждой заявке на согласование можно прикрепить документы в pdf или других форматах. После согласования система меняет статусы заявок, а распознанные в программе «Коннект» данные из приложенных документов загружаются в базу 1С:УАТ, где автоматически заполняются счета на оплату, накладные и акты. Сотрудникам больше не нужно вручную вводить в систему информацию из распечатанных документов и формировать нормативно-справочную информацию.

·        Внедрен и доработан модуль «Телефония», настроены правила обработки и переадресации входящих звонков. При поступлении звонка система перенаправляет его в нужный регион к тому менеджеру, который ответственен за арендованный данным клиентом автомобиль. Когда менеджер снимает трубку – в окне программы открывается карточка клиента и форма для оперативного создания документов. Кроме того, прямо из программы теперь можно позвонить клиенту или коллеге, переадресовать или записать звонок, организовать телеконференцию, сформировать соответствующие отчеты.

·        При приближении сроков техосмотра, система автоматически отправляет на мобильный телефон клиента соответствующее уведомление с просьбой выслать данные о текущем пробеге автомобиля. Также в автоматическом режиме клиентам отправляются смс-сообщения о статусе ремонта, а менеджерам – письма о выполнении клиентских заявок.

Реализованы дополнительные документы и механизмы для повышения эффективности работы пользователей:

• Разработан документ «Передача ТС», который позволяет регистрировать факт передачи транспортного средства. В случае выявления факта нарушения ПДД теперь всегда можно точно установить, кто в момент совершения нарушения находился за рулем автомобиля.
• В документе «Заявка на ремонт» реализован механизм подбора оптимального сервисного центра по различным параметрам, таким как цена услуг, местонахождение, оказание необходимых видов ремонтов и т.д.
• Оптимизирован справочник транспортных средств, добавлены дополнительные детализации. Кроме того, непосредственно из справочника – без переключения в другие окна программы – можно создавать множество документов, что существенно экономит рабочее время менеджеров.
• Реализованы обработки для автоматической загрузки различных данных в 1С:УАТ – электронных документов, сведений о транспортных средствах и другой нормативно-справочной информации.
• Разработан документ «Изменение состояния транспортного средства», с помощью которого можно регистрировать регионы местонахождения автомобилей.
• Реализовано множество отчетов и печатных форм, что позволяет получать максимальную информацию из системы.
• Настроен обмен с «1С:Бухгалтерия 8» по правилам заказчика.

Кроме того, система – с помощью модуля «1С:Центр спутникового мониторинга ГЛОНАСС/GPS» – позволяет в режиме реального времени отслеживать местонахождение и передвижение автомобилей, контролировать расход ГСМ, пробег и другие параметры работы транспортных средств.