ГИС ЭПД: обязательный переход на электронные перевозочные документы с 1 сентября 2026

Обязательный переход на ЭПД (электронные перевозочные документы) стартует немногим больше, чем через три месяца. Что нужно знать уже сейчас, чтобы переход был безболезненным, бесшовным и максимально комфортным – рассказываем в этой статье.

Какие транспортные документы будут оцифрованы

С 1 сентября 2026 в электронный вид переводятся:

• транспортные, авиа- и железнодорожные накладные;
• заказ-заявки;
• экспедиторские и складские расписки;
• поручения экспедитору.

Обязательный переход на ЭПД по ФЗ-140

Часто можно услышать: «Мне это не нужно, я не перевожу, а только принимаю грузы». Но на самом деле переход на обязательные ЭПД – не только для логистики и перевозок. Нововведение коснется практически всех – отправителей, экспедиторов, перевозчиков и грузополучателей во всех отраслях.
Это значит, что даже если вы раз в месяц получаете какую-то канцелярию, например, пять пачек офисной бумаги, и подписываете накладную – с 1 сентября вы должны будете делать это в электронном виде.

Будет ли отсрочка

Никакого переходного периода или отсрочек не предвидится. Переход на ЭПД 1 сентября 2026 года – одномоментный. По старому работать будет нельзя.
Уже сейчас имеет смысл уточнить у текущих экспедиторов, войдут ли они в реестр для соответствия требованиям 140-ФЗ и, при необходимости, найти новых.

Будут ли исключения

В настоящее время правительство рассматривает законопроект, устанавливающий перечень случаев, в которых транспортные накладные, заказ-наряды и заявки можно оформлять в бумажном виде.


 Вот эти исключения:

• Перевозка грузов по территории с режимом повышенной готовности или военного положения, правовой режим контртеррористической операции.
• Перевозка воинских грузов.
• Каботажные перевозки (на территории одного из государств, являющегося членом Евросоюза).
• Перевозки для удовлетворения особо важных государственных и оборонных нужд.
• Перевозка для физлиц – для личных нужд, не связанных с предпринимательской деятельностью.

Как оформлять и передавать электронные перевозочные документы в ГИС ЭПД

Напомним, что центральной частью схемы работы с электронными перевозочными документами является ГИС ЭПД – государственная информационная система, которая собирает и хранит все документы по перевозкам.
Попадают документы в ГИС ЭПД через СМЭВ – систему межведомственного электронного взаимодействия. Информацию в СМЭВ передают операторы ИС ЭПД, одним из которых является Калуга Астрал. А операторы получают все сведения от участников перевозки. При этом, каждый участник ЭПД может работать в любой информационной системе, которая поддерживает обмен с ГИС ЭПД. Между провайдерами работает роуминг. Например, грузоотправитель может формировать транспортные документы в 1С:TMS, перевозчик - в 1С:Управление торговлей, а получатель - в СБИС.


Кроме того, к ГИС ЭПД подключены федеральные органы исполнительной власти: Минсельхоз, Минприроды, Минцифры, МВД, Минтранс, Ространснадзор, ФНС, ФТС, Минздрав. Все они могут работать с документами, которые находятся в ГИС ЭПД.

Какие документы оформлять и как передавать в ГИС ЭПД

Для оформления и обмена документами с ГИС ЭПД можно использовать сервис 1С-ЭПД, который уже встроен в решения 1С и легко подключается. Инструменты для работы с ЭПД доступны внутри подсистемы «Обмен с ГИС ЭПД».
Практически любое решение 1С можно использовать для работы с 1С-ЭПД. Но для грузоотправителей, перевозчиков и получателей одним из оптимальных решений станет «1С:TMS Логистика. Управление перевозками». 1С:TMS объединяет все логистические процессы в одной системе, обеспечивая надежный контроль перевозок и комфортную работу с ЭПД.
В 1С:TMS можно формировать, подписывать и отправлять электронные транспортные накладные, путевые листы, заказ-заявки, заказ-наряды, сопроводительные ведомости, договоры фрахтования.

Как работать с ЭТрН

При типовом сценарии грузоперевозки есть три стороны – отправитель, перевозчик и получатель. Каждая из сторон подписывает свою часть ЭТрН (титулы).
В месте погрузки:

• Титул 1 – Оформление. Заполняет и подписывает грузоотправитель.
• Титул 2 – Погрузка. Оформляет и подписывает перевозчик.

В место разгрузки:

• Титул 3 – Приемка. Заполняет грузополучатель.
• Титул 4 – Разгрузка. Подписывает перевозчик. На этом этапе перевозка считается завершенной, все сведения переданы участникам перевозки, электронная накладная хранится в ГИС ЭПД.

При необходимости можно использовать опциональные титулы (5-8). Они применяются, когда нужно отразить в накладной форс-мажорные обстоятельства (замена водителя или транспортного средства, переадресация, корректировка стоимости доставки и т.д.) или добавить дополнительных наблюдателей за процессом перевозки.
Подробно о том, как работать с ЭТрН в 1С:TMS рассказали в статье ЭТрН в 1С:TMS: создание, проверка, отправка и контроль подписания.

Как оформлять электронный путевой лист (ЭПЛ)

Электронный путевой лист (ЭПЛ) с 1 сентября не обязателен, но многие компании уже переходят на него — это ускоряет оформление и экономит бумагу. Схема работы с ЭПЛ в 1С:TMS аналогична ЭТрН: титулы, подписи, обмен через ГИС ЭПД. Если хотите внедрить и ЭПЛ — наши специалисты помогут настроить его заодно с основными документами.
ЭПЛ оформляется перед выпуском водителя на линию. Как и в случае с ЭТрН – здесь есть три стороны:

• собственник транспортного средства или его уполномоченное лицо (как правило, это диспетчер);
• медицинская организация (или собственный медработник);
• механик (его роль может выполнять сам водитель).

Схема работы с ЭПЛ

1. Предрейсовый медосмотр. Медорганизация осматривает водителя и подписывает свой титул.


2. Предрейсовый техосмотр. Механик (водитель) осматривает состояние транспортного средства для выпуска на линию, подписывает Титул 3, после чего машина отправляется в рейс.

Здесь также есть опциональные титулы:

• Механик может перед отпуском машины в рейс оформить Титул 4 и занести в него показания одометра, а после возвращения транспорта на базу – зафиксировать новые данные одометра в Титуле 5.
• В отдельных случаях заполняется Титул 6 – это послерейсовый медосмотр, который проводится, как правило, при перевозке пассажиров или опасных грузов.

ЭПД – не то же самое, что ЭДО: в чем разница

Многие компании думают, что ЭПД и ЭДО – одна и та же сущность. На самом деле разница есть, и она существенна.
Обмен электронными перевозочными документами – это отдельный вид документооборота:

• При типовом ЭДО вы обмениваетесь документами с контрагентами, а при ЭПД – не только с ними, но и с ГИС ЭПД.
• При ЭДО происходит обмен бухгалтерскими документами (УПД, счета-фактуры, акты, договоры и т.п.), а при ЭПД – логистическими (ЭТрН, заказ-наряды, экспедиторские документы и т.п.).
• В системе ЭДО работают бухгалтеры и финансовые менеджеры, а в системе ЭПД – логисты, механики, диспетчеры, водители.

Соответственно, для внедрения обязательного ЭПД в 2026 году нужен отдельный функционал, который до 1 сентября необходимо подключить, настроить и протестировать.


Хотите узнать больше? – Смотрите видеозапись вебинара, который мы провели совместно с нашим партнером – оператором ЭДО, компанией Калуга Астрал: Электронные перевозочные документы: как подготовиться к переходу.

А если нужна помощь в переходе на обязательный ЭПД – обратитесь к нашим специалистам: они проконсультируют, помогут внедрить и настроить ЭПД в 1С:TMS, выстроить процессы и запустить работу с электронными перевозочными документами в кратчайшие сроки.

 ООО «АЙТОБ-Софт»
+7 (495) 419-08-42
https://itob.ru/

Смотрите нас на Rutube: https://rutube.ru/channel/24963541/videos/
Читайте нас на Дзене: https://dzen.ru/id/5c1aa579be843d00ae3cd8a5