Внедрение системы TMS в компании «Сингента»: автоматизация основных бизнес-процессов отдела логистики и снижение операционных затрат

1 марта 2023

Компания «Сингента» это одна из ведущих мировых сельскохозяйственных компаний, помогающих улучшить глобальную продовольственную безопасность. «Сингента» позволяет аграриям эффективнее использовать имеющийся ресурсы получая при этом высокий урожай. Технологии «Сингента» помогают миллионам сельхозпроизводителей по всему миру использовать ограниченные ресурсы с большей эффективностью. Сегодня «Сингента» это 28 000 сотрудников в 90 странах мира: филиалы и представительства компании открыты более чем в 30 городах России.

Компания стремится повысить устойчивость, качество и безопасность сельского хозяйства с помощью науки мирового уровня и инновационных отраслевых решений. Благодаря партнерству, объединению усилий и «Плану успешного роста» компания стремится ускорить инновации для сельхозпроизводителей и в интересах природы, направляя усилия на развитие углеродно-нейтрального сельского хозяйства и защиту здоровья людей.

Доставка продукции компании осуществляется во все регионы РФ, а также страны СНГ. Продукция компании имеет сезонное применение, в связи с чем наблюдается неравномерное распределение объемов перевозок с выраженной пиковой нагрузкой в весенний период.

Проблематика Заказчика

Развитие бизнеса и роста объемов требовали от «Сингенты» нового эффективного решения в области системы управления транспортом. В компании сформировалось понимание того, что без устранения ограничений, существующих в системе управления доставками, «Сингента» не сможет эффективно выстраивать свои бизнес-процессы, повышать производительность внутри команд логистики, принимать взвешенные решения относительно потенциальных будущих вызовов. По причине отсутствия актуальной аналитической повестки большая часть операционных процессов выполнялась специалистами вручную. Сотрудники компании в своей работе должны были контролировать несколько параллельных потоков информации и принимать своевременные решения для осуществления качественной логистики. Всё это вкупе с отсутствием адекватного инструмента контроля логистических процессов кратно увеличивало риски совершения ошибок в пиковые дни отгрузок продукции.

Опираясь на озвученную проблематику, компания обратилась к «АЙТОБ» с запросом на улучшение работы отдела логистики. Были сформулированы задачи проекта автоматизации процесса доставки продукции, выполнение которых должно было решить весь комплекс обозначенных ранее вопросов и ограничений, а также реализовать возможность развития логистической системы под запросы бизнеса.

«Мы исследовали рынок и искали программные продукты, способные удовлетворить наши потребности. После первичного отбора мы собрали исследования порядка 10 различных TMS-систем, в том числе Oracle, SAP, Transporeon, 1С. Мы самостоятельно разработали методику сравнения: описали предварительно функциональность, которую хотели бы видеть системе, оценили её, ранжировали по тому, насколько критично она нам необходима. Мы оценивали доступные TMS-системы по двум параметрам: соответствие предлагаемой функциональности тому, что нам в итоге требуется и финальной стоимости внедрения. На основании уже всех исследованных факторов делали выбор в пользу TMS от «АЙТОБ» - Надежда Воронова, руководитель группы логистических операций «Сингента» в России и республики Казахстан.

Задачи проекта:

Автоматизация основных бизнес-процессов, связанных с транспортной логистикой;
Планирование и организация транспортировки с учетом всех ограничений, планирование расписания;
Снижение риска ошибок при ручном вводе информации, оформлении транспортных документов;
Повышение качества оказания услуг и контроль сроков доставки;
Снижение операционных затрат и повышение эффективности транспортной логистики;
Обеспечение возможности всестороннего анализа затрат для принятия управленческих решений по организации транспортного процесса;
Возможности потенциального развития системы в будущем под запросы бизнеса;
Приобретение новых конкурентных преимуществ после внедрения новых логистических услуг.

Важные параметры проекта, которые необходимо было учесть:

Обширная география перевозок: Россия, Республика Казахстан и импорт в страны СНГ;
Специфика грузов: наличие класса опасности и температурного режима;
Наличие арендованных складов, логику распределения транспортных средств по воротам. Фактическое время прибытия и убытия на склад;
Особенности тарификации перевозок заказчика.

Решение проблемы

Для автоматизации транспортной логистики организации был выбран набор программных продуктов «1С:TMS Логистика. Управление перевозками» (основная логистическая система), «Мультисервисная логистическая платформа» (портал для работы с наёмным транспортом), «ITOB:Maps» (геокодирование адресов и автоматическое планирование доставки продукции). Реализована интеграция с информационными системами заказчика. Программное обеспечение установлено на территории Заказчика произведено обучение специалистов отдела логистики.

Уникальность проекта:

Система содержит информацию до товарного состава накладной;
Задействован и покрыт складской блок вплоть до учета складских операций;
Настроено взаимодействие с транспортными компаниями и у каждой есть личный кабинет;
Реализовано три варианта проведения тендеров;
Автоматическое обновление мастер данных;
Отслеживание критических изменений накладных;
Созданы новые варианты отчетов для подсчета KPI по выполнению заказов со стороны заказчика и перевозчика, а также контроля выполнения рейсов;
Разработана матрица стоимости для оптимального подбора перевозчиков;
Создана новая логика по отработке географических зон.

«Огромная работа была проделана прежде чем мы начали использовать новый инструментарий в работе. Изменение привычных бизнес-процессов сопровождалось отторжением и неприятием у части специалистов команд логистики. Точка перехода на новую систему была выбрана на начало сезона продаж: это позволило отшлифовать потенциальные сложные моменты, которые не могли быть выявлены на этапах многочисленных тестирований системы, в течение низкого сезона. Со временем все шероховатости внедрения сложной многокомпонентной системы были устранены и на данный момент система работает стабильно» - Василий Ольгин, специалист по логистике «Сингента»

Внедрение базовой функциональности системы TMS в компании «Сингента»:

Основные этапы внедрения новой системы управления транспортом

В рамках интеграции система TMS получает входные данные из корпоративной информационной системы SAP. Осуществляется односторонний обмен данными в формате json о созданных измененных накладных в TMS. Модуль планирования транспорта позволяет обрабатывать сформированный список накладных в автоматизированном или ручном режиме и формировать рейсы. Алгоритм автопланирования позволяет учитывать весогабаритные характеристики груза, графики работы грузоотправителей и грузополучателей, мощностей грузоотправителей по отгрузке на единицу времени, использование приоритетов транспортных средств. Например, перевозка одним 20-тонником стоит дешевле чем использование двух 10-тонников, соответственно система выберет самый оптимальный вариант.

Также учитывается грузоподъемность различных моделей ТС, подбор тарифов из матрицы стоимости, учет времени прохождения между точками маршрута и многое другое. Автоматизирован блок взаимодействия с транспортными компаниями через мультисервисную логистическую платформу MLS (логистический интернет-сервис), с которой настроен двусторонний обмен данными.

В логистической платформе перевозчик может видеть всю необходимую информацию по рейсам, там же он работает с размещенными тендерами. Реализовано три вида тендеров:

Тендер по очереди;
Тендер на цену;
Тендер на время.

Помимо этого, есть возможность задать время размещения окончания тендера, оставить комментарий по особенностям рейса для транспортной компании (это исключает дополнительные коммуникации по телефону и электронной почте). Также в зависимости от тендера в транспортную компанию приходит уведомление о размещении тендера, изменении в рейсе (например, по времени загрузки) и другие моменты.

Реализована возможность формирования плана загрузки и выгрузки для складов по временным окнам. Данный механизм используется на складах для выгрузки плана работ: если раньше данная активность реализовывалась на стороне грузоотправителя «Сингенты» и производилась вручную её специалистами, то теперь склады самостоятельно могут выгружать из системы необходимые данные для планирования своей работы.

Автоматизирован блок взаиморасчетов с транспортными компаниями: в случае одинаковой стоимости плановых и фактических затрат по рейсу подтверждения со стороны «Сингенты» не требуется. Система сама закрывает рейс, и перевозчик может формировать документы для оплаты услуги. Настроена отчетность под разные виды задач, а также есть возможность со стороны пользователя частично видоизменять наполнение и фильтрацию в отчетах до момента его формирования. Добавлена возможность настройки автоматического формирования отчетов с назначенным интервалом времени отправки его на почту пользователя.

Схематичное отображение функционирования системы

На схеме направление информационных потоков указывает состав и структуру данных для каждого элемента. Внутри блока ТМС кратко описаны основные шаги при обработке накладных: сначала система анализирует все накладные, адреса доставки и количество груза. Затем производит расчет оптимальных маршрутов с учетом имеющейся матрицы стоимости и параметров оптимизации, временных окон загрузки и выгрузки. При необходимости в одну ТС кладется несколько накладных (если позволяют характеристики модели транспортного средства и данный маршрут является более дешевым с учетом имеющейся матрицы стоимости). После работы модуля автопланирования

специалист производит оценку получившихся маршрутов, при необходимости вносит корректировки и отправляет итоговые результаты рейсов на тендер.

Перевозчик принимает заявку на тендер в АЙТОБ:МЛП, вносит данные по машине, по водителю и, при необходимости, данные фактического перевозчика (с учетом требования законодательства). При поступлении этих данных в ТМС, автоматически формируется письмо с заполненной доверенностью, заявкой и другими необходимыми документами для организации перевозки. Склад на своей стороне формирует план загрузки и выгрузки из автоматизированного рабочего места управления складом.

Результаты внедрения

Система внедрена как корпоративное облачное решение с возможностью доступа к нему из любой точки земного шара при наличии стабильного интернет-подключения и наличия предоставленного администратором системы логина и пароля, так и в вариантах «толстого клиента» и «тонкого клиента». Сегодня заказчик успешно работает «1С:TMS Логистика»: заказчик подобрал все необходимые параметры, необходимые для работы. Крайне редко планируют вручную, большую часть времени используют алгоритм автоматического подбора транспорта.

После внедрения ТМС «Сингента» фактически отказалась от трудозатратных коммуникаций по электронной почте и свела к минимуму общение с транспортными компаниями по телефону. При этом также полностью исключён ручной подбор перевозчика из Excel таблиц согласно матрице стоимости, при заказе транспорта. Сформированные рейсы рассчитываются на более точном расстоянии между точками, а также визуализации полученных маршрутов на карте. Реализовано автопланирование маршрутов, при этом сам модуль работает в фоновом режиме: это позволяет пользователю одновременно с запущенным автопланированием заниматься параллельно другими логистическими задачами.

Появилась возможность организовывать электронные торги, размещая тендера сразу на все компании: это позитивно сказывается на стоимости маршрута. Реализовано автоматическое создание обновления мастер-данных по клиентам и товарам, автоматическая рассылка уведомлений клиентам о планируемой дате и времени доставки, а также составу поставки и данными по машине и водителю. Автоматизирована работа с доверенностями транспортных компаний: теперь доверенность формируется системой и отправляется на почту транспортной компании, остается только присвоить номер, завизировать документы и прикрепить к рейсу чтобы специалисты «Сингенты» могли начать отгрузку продукции. Значительно сократилось время, затраченное на проверку стоимости перевозок со стороны специалистов по логистике. Реализована возможность отслеживать изменения в накладных и оповещать ответственных сотрудников.

Опыт компании «Сингента» доказывает: внедряя инновационные программные продукты, вы получаете конкурентное преимущество перед соперниками по рынку. Не менее важно выбрать правильные цифровые продукты, программа для логиста должна иметь открытый код для возможности оперативной модернизации, как «1С:TMS», а если работаете с наёмным транспортом, то желательно подключать транспортные компании через внешний логистический сервис такой как «АЙТОБ:Мультисервисная логистическая платформа», это позволит не пускать внешних пользователей в свою базу. Как правило возврат инвестиции от внедрения цифровых логистических систем может составлять всего несколько месяцев, но об этом мы подробно рассказываем уже в другом нашем материале.

При возникновении вопросов и предложений вы всегда можете связаться с нами по электронной почте info@itob.ru, телефону +7 (495) 419-0842, а также любой понравившийся виджет или форму обратной связи на нашем сайте.

902

Новости