С 1 марта меняются правила оформления путевых листов

С 1 марта 2019 года меняется порядок оформления путевых листов. Новые правила введены в силу приказом Минтранса от 21.12.2018 «О внесении изменений в обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов, утвержденные приказом Министерства транспорта Российской Федерации от 18 сентября 2008 г.№152».

О поправках важно знать сотрудникам, которые заполняют путевые листы. Оформление документов с учетом изменений поможет без проблем учитывать затраты на ГСМ в расходах и избежать споров с налоговиками.

Ключевые изменения:

• Путевой лист теперь нужно оформлять до начала рейса, если длительность рейса превышает смену или рабочий день водителя. Если за смену или рабочий день выполняется один или несколько рейсов – путевой лист надо выписать до первого рейса. Оформлять один путевой лист на несколько поездок в разные рабочие дни или смены больше нельзя.

• Отменяется необходимость заверять штампом сведения о медосмотре водителя – теперь достаточно подписи сотрудника с указанием его фамилии и инициалов.

• Вместо информации о предрейсовом техосмотре в путевом листе можно указать данные о предсменном техосмотре.

Кроме того, в документе изменены обозначения гаража, депо и места стоянки на парковочное место (место парковки).

Эксперт фирмы «АЙТОБ» Владимир Адаскин отмечает: «Важно своевременно довести до сотрудников необходимость заполнения путевых листов по новым правилам. При их несоблюдении контролирующие органы могут истолковать это как нарушение требований Минтранса к оформлению путевого листа,  признать его недействительным и исключить списанные по нему ГСМ из состава расходов в целях налогообложения прибыли. В итоге компания должна будет не только доплатить налог, но и уплатить начисленные штрафы и пени.

Надо учитывать и то, что с введением новшеств количество ежедневно оформляемых путевых листов увеличится, а значит, возрастет и нагрузка на диспетчеров. Особенно это касается транспортно-логистических компаний и предприятий, имеющих корпоративные автопарки. Ручное заполнение большого количества путевок занимает слишком много времени, а кроме того, не исключает ошибок в учете.  Чтобы заполнять путевые листы правильно и оперативно – мы рекомендуем использовать программу для управления автопарком и логистикой, например «1С:TMS Логистика.Управление перевозками» или используя бизнес-решение FMS:Управление корпоративным автопарком. Максимально упростить выписку путевых листов можно, если подключить к выбранной программе систему «1С:Центр спутникового мониторинга ГЛОНАСС/GPS». В этом случае информация о фактическом пробеге, расходе топлива, моточасах и рабочем времени водителей будет заполняться в путевых листах автоматически, на основании данных, полученных с ГЛОНАСС/GOS трекеров. Это позволит не только быстро и безошибочно оформлять документы, но и решать другие важные задачи, например –  планировать сроки техосмотров автомобилей, контролировать расход топлива, отслеживать стиль вождения, начислять амортизацию, списывать ГСМ, запасные части и расходники, контролировать выработку водителей, рассчитывать зарплату».

Чтобы узнать больше о том, как автоматизировать оформление путевых листов или связаться с экспертами фирмы «АЙТОБ» –  позвоните по номеру +7 (495) 419-0842 или напишите на адрес info@itob.ru. Наши специалисты ответят на все ваши вопросы и помогут подобрать оптимальное решение для вашего бизнеса.