Электронная транспортная накладная (ЭТрН) в 1С:TMS Часть первая: Теория о ЭТрН

Устаревшие методы обмена и использования бумажных транспортных накладных в сфере перевозок грузов могут приводить к увеличению сроков отгрузок, ошибкам и излишней бюрократии. Однако статья предлагает решение этой проблемы, представляя современные методы обмена и использования электронных транспортных накладных (ЭТрН) в 1С:TMS, которые позволяют автоматизировать процессы, упростить проверки и обеспечить более эффективную перевозку грузов.

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) - это цифровой аналог бумажной накладной, который вносит революцию в логистические процессы компаний. Компания АЙТОБ, занимающаяся увеличением эффективности логистики с помощью программы 1С:TMS Логистика. Управление перевозками, внедряет ЭТрН для своих клиентов, чтобы ускорить обработку документации, сократить время на выполнение заказов и снизить операционные издержки. 

Электронная транспортная накладная (ЭТрН): что это, зачем и кому нужна

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) - это цифровая форма оформления перевозки коммерческого груза при помощи автотранспорта. В ней содержится информация о грузе, отправителе, получателе, месте загрузки и разгрузки, а также другие детали, необходимые для проведения перевозки. До недавнего времени накладная существовала исключительно в бумажном варианте. С 1 марта 2022 года предприниматели могут оформить электронную транспортную накладную.

Этот переход особенно актуален для компаний, занимающихся грузоперевозками, а также для крупных заказчиков, часто пользующихся услугами грузоперевозок. Однако, если вы отправляете грузы по стране пару раз в год, то проще будет воспользоваться бумажными документами, поскольку переход на ЭТрН потребует дополнительных денежных затрат.

Как развивался перевод транспортной накладной в электронный формат?

Эволюция перехода транспортной накладной в электронный формат началась с проведения эксперимента Минтрансом России с февраля по октябрь 2020 года, который был успешным. С этого момента, согласно Постановлению Правительства РФ № 2200 от 21.12.2020, с 1 января 2021 года стало возможным оформлять в электронном виде не только транспортную накладную, но и другие перевозочные документы.

Дополнительные изменения были внесены в Устав автомобильного транспорта Федеральным законом № 336-ФЗ от 02.07.2021.

В январе 2022 года ФНС России утвердила стандартизированную форму электронной транспортной накладной (ЭТрН) Приказом ФНС России от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@.

Затем, с 1 марта по 1 сентября был установлен переходный период, в течение которого участники грузоперевозок могли протестировать электронный документооборот, оформляя ЭТрН в предпочитаемом формате.

С 1 сентября 2022 года вступило в силу Постановление Правительства РФ № 931 от 21.05.2022, которое регламентирует правила обмена ЭТрН и другими перевозочными документами. Начиная с этой даты, ЭТрН можно оформлять только в стандартизированной форме, утвержденной ФНС.

На текущий момент ЭТрН используется по желанию, но с 1 июня 2024 года все документы при перевозке этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции должны быть оформлены в цифровом виде.

Отличия между ТН, ТТН и ЭТрН.

- Транспортная накладная (ТН) - это документ, подтверждающий передачу груза от отправителя к получателю.
- Товарно-транспортная накладная (ТТН) - это форма ТН, которая содержит дополнительную информацию о товарах и услугах.
- Электронная транспортная накладная (ЭТрН) - это цифровой аналог бумажной накладной, который обеспечивает электронный обмен информацией о грузах и перевозках между участниками логистической цепочки.

Как она повышает эффективность логистики.

В современном мире бизнес стал невозможно представить без цифровизации и автоматизации процессов. Особенно это касается сферы логистики и транспортировки грузов. Именно здесь электронные технологии приходят на помощь, облегчая и оптимизируя рутинные операции, такие как заполнение и обмен транспортными накладными.

Как же электронная транспортная накладная помогает бизнесу?

1. Уменьшение времени и ресурсов
Одной из главных проблем традиционной бумажной накладной является ее медленное и ресурсозатратное оформление. Сотрудники тратят много времени на заполнение, передачу и хранение бумажных документов. ЭТрН автоматизирует этот процесс, сокращая временные затраты и избавляя от необходимости тратить ресурсы на печать и хранение бумажной документации.

2. Улучшение контроля и прозрачности
С бумажными накладными существует риск потери или фальсификации документов. ЭТрН обеспечивает высокий уровень защиты информации и аутентификации, что гарантирует целостность данных и исключает возможность мошенничества. Кроме того, благодаря цифровому формату, компания и ее клиенты могут легко отслеживать статус груза в реальном времени, что повышает прозрачность и контроль в цепочке поставок.

3. Экологическая эффективность
Внедрение ЭТрН также способствует сокращению использования бумаги и других ресурсов, что положительно влияет на экологию. Меньшее количество распечатанных документов ведет к уменьшению углеродного следа компании и поддерживает ее обязательства по экологической устойчивости.

4. Соответствие законодательству и требованиям
С учетом внедрения цифровых технологий во все сферы бизнеса, в том числе и логистику, использование ЭТрН становится необходимостью для соблюдения законодательных требований и стандартов. Электронные транспортные накладные уже широко признаны во многих странах мира и активно используются для упрощения торговых операций и обмена информацией.

5. Интеграция с программным обеспечением
Для компаний, которые уже используют программу 1С для управления своим бизнесом, внедрение ЭТрН является логичным шагом в направлении цифровизации и оптимизации логистических процессов. Электронные транспортные накладные легко интегрируются с программным обеспечением 1С:TMS Логистика. Управление перевозками, что обеспечивает единое пространство для управления цепочкой поставок.

Принципы работы ЭТрН:

· Онлайн-оформление: Электронные транспортные накладные создаются и обрабатываются в цифровом формате с использованием специальных программ и платформ.
· Цифровая подпись: Документы подписываются цифровой подписью, обеспечивая их юридическую значимость и защищенность от подделок.
· Электронный обмен: ЭТрН передаются между участниками перевозок через специализированные электронные платформы или системы.

Кому выгодно использование ЭТрН: краткое рассмотрение преимуществ для различных участников перевозочного процесса

Грузоперевозчики:
· Сокращение времени на оформление и обработку документации.
· Уменьшение риска ошибок в перевозочных документах.
· Быстрый доступ к информации о статусе груза и его местоположении.
· Экономия на бумажной документации и расходных материалах.
· Улучшение контроля над перевозками и возможность оперативно реагировать на изменения.

Отправители груза:
· Упрощение процесса оформления и передачи документации.
· Возможность отслеживать местоположение и состояние груза в реальном времени.
· Меньший риск потери или порчи документов.
· Улучшение оперативности и прозрачности взаимодействия с грузоперевозчиками.
· Экономия времени и средств за счет сокращения бумажной работы.

Получатели груза:
· Получение актуальной информации о грузе без дополнительных запросов.
· Возможность оперативно планировать приемку и складские процессы.
· Сокращение времени на ожидание доставки и разгрузку.
· Уменьшение вероятности ошибок и конфликтов в связи с неполной или неточной документацией.

Контролирующие органы:
· Быстрый и удобный доступ к электронным данным о перевозках для проверок и анализа. · Возможность более глубокого контроля за перевозками и соблюдением законодательства. · Снижение бюрократической нагрузки и временных затрат на проверки. · Улучшение качества статистической и аналитической отчетности в сфере транспорта и логистики.

Не упустите возможность улучшить свои бизнес-процессы с помощью наших решений!
Обратитесь в компанию “АЙТОБ” прямо сейчас!
тел.: +7 (495) 419-08-42
e-mail: sale@itob.ru

Статью подготовил Алексей Киреев