Как ГЛОНАСС и 1С превращают путевой лист в настоящий бизнес-инструмент

Любая компания, использующая транспорт и спецтехнику, сталкивается в повседневной работе с необходимостью оформлять путевые листы. Такие документы обязательно нужно вести по требованиям законодательства, да и с точки зрения бизнеса они безусловно необходимы. Ведь с их помощью бухгалтеры контролируют эксплуатацию ТС и ведут учет расхода топлива. Однако сам процесс заполнения и обработки путевых листов до сих пор во многих организациях остается рутиной, отнимающей массу времени. Мы говорим о ручном вводе данных, который, к тому же, неизбежно приводит к ошибкам. Из-за этого сотрудники вынуждены постоянно сверять и перепроверять информацию. Так что автоматизация работы с путевыми листами крайне актуальна для каждого автопарка. Сегодня мы узнаем, как достичь этой цели и избавиться от пережитков прошлого за счет интеграции спутникового мониторинга с программными продуктами 1С.

 «Сможет ли ваша система сделать автоматической работу с путевыми листами?». Этот вопрос любой интегратор ГЛОНАСС-мониторинга наверняка слышал или еще обязательно услышит от руководителя автопарка, который ищет современное решение для контроля за транспортом. И стремление обладать такой возможностью абсолютно оправданно. Если компании с автопарками от 1 до 10 машин еще худо-бедно справляются с ручным вводом, то когда речь идет о десятках, сотнях, а то и тысячах ТС, проблема стоит более чем остро.

При этом нередко мы наблюдаем ситуацию, когда в автопарке есть все инструменты для полностью автоматизированной работы с путевыми листами, но они существуют отдельно друг от друга. Например, чаще всего в компаниях используется всем известная программа «1С:Предприятие 8», которая позволяет оформлять и обрабатывать путевые листы. Вдобавок может быть установлена одна из систем спутникового мониторинга, предоставляющая точную информацию о пробеге, расходе ГСМ и т.д. Но всё равно диспетчер тратит время на ручной ввод или перенос данных из системы мониторинга в 1С. Поэтому логичным действием была бы интеграция технологий. Проще говоря, нужно сделать так, чтобы данные мониторинга поступали напрямую в 1С, автоматически вносились в путевые листы, а ответственные лица могли работать со всей этой информацией в режиме «одного окна».

Какие есть варианты?

Первый и, казалось бы, самый очевидный вариант - это взять и «связать» установленную систему спутникового контроля с 1С. Однако на этом пути наверняка возникнут серьезные препятствия. Дело в том, что представленные на рынке системы ГЛОНАСС/GPS-контроля разрабатываются независимо от «1С:Предприятие 8». И для интеграции потребуется платить немалые деньги за далеко не быстрые доработки: как в конкретной системе мониторинга, так и в конфигурациях 1С. В итоге это обернется для заказчика масштабным проектом, который скорее всего будет доведен до конца только методом проб и ошибок.

Второй и оптимальный вариант - это обратиться к системе«1С:Центр спутникового мониторинга ГЛОНАСС/GPS» (1С:ЦСМ). Она изначально реализована на платформе «1С:Предприятие» и интегрируется с любым телематическим оборудованием - в короткие сроки и без завышенных трат. И даже если в автопарке установлена другая система спутникового контроля, то перейти на 1С:ЦСМ и работать с путевыми листами, в которые автоматически заносятся данные мониторинга, не составит гигантского труда.

 На чем основана эта уверенность? В первую очередь, на нашем опыте сотрудничества с такими заказчиками, как «АРВЕЙ», «ДСК «АВТОБАН», «ТрансАгентЛоджистик», аэропортами Сочи и Краснодара, которые входят в авиационный холдинг «Базэл Аэро». В этой же статье мы подробнее остановимся на проекте, реализованном для компании «НовосибирскАвтоДор».

Автоматическое заполнение Путевых листов в 1С данными из ГЛОНАСС на реальном примере

«НовосибирскАвтоДор» - это одна из ведущих в России дорожно-строительных организаций. Сегодня она представлена в 16 субъектах страны, в ней трудится 3500 сотрудников, а её автопарк насчитывает порядка 3000 единиц транспорта и спецтехники.
Обладая таким автопарком, компания неизбежно сталкивалась с проблемами, о которых мы говорили в начале этой статьи. Поэтому запрос руководства компании был предельно конкретен - обеспечить прямое поступление данных мониторинга в «1С: Управление автотранспортом ПРОФ» и добиться автоматического заполнения путевых листов.

Для начала мы тщательно проанализировали потребности заказчика, выявили особенности его инфраструктуры и оценили свои возможности. Получив согласие компании «НовосибирскАвтоДор» на внедрение интегрированного решения, мы приступили к активной работе.
Этим занималась команда, состоявшая из руководителя и менеджера проекта, аналитика, программиста, консультанта и специалиста техподдержки. Они поэтапно работали над модернизацией и внедрением ПО, проводили обучение персонала и делали всё необходимое для достижения нужного результата.
В рамках проекта наша команда реализовала переход автопарка «НовосибирскАвтоДор» с системы спутникового мониторинга Fort Monitor на 1С:ЦСМ. Теперь информация, которую собирают ранее установленные на транспорте трекеры FORT, передается сразу в 1С.

Параллельно в самой программе мы внедряли и настраивали блоки диспетчерского управления, блоки управления заказами, блоки учета ГСМ, ремонта, сервиса и запчастей, затрат на содержание ТС и плановое техобслуживание, а также блок тарификации зарплаты водителей. Всего было реализовано пять видов путевых листов для разных ТС: легкового транспорта, спецтранспорта, сдельного транспорта, автобусов необщего пользования и строительной техники.
Таким образом, мы постарались максимально комплексно решить задачу автоматизации процесса выписки и заполнения путевых листов. И сейчас работа с ними в компании «НовосибирскАвтоДор» происходит примерно по следующей схеме.

Автоматического заполнение путевого листа - подготовка к смене.
Перед началом водительской смены диспетчер формирует путевой лист в программе 1С. В ней можно выбрать конкретное транспортное средство, и тогда данные о водителе, планируемом времени выезда и возвращения загрузятся автоматически. Здесь же указывается, сколько топлива необходимо выдать водителю, в частности, опираясь на данные об остатке топлива с предыдущей смены. Также в путевом листе фиксируется дополнительная информация о выпуске ТС на линию - например, перечень ответственных лиц: врач, диспетчер, механик и т.д. Дополнительно можно завести конкретное задание, указать подразделение, отметить вид перевозки, километраж, внести информацию о контрагентах. Далее путевой лист сохраняется в программе в электронном виде, а в печатном выдается водителю на руки. Теперь остается ждать окончания работы водителя и поступления данных спутникового мониторинга в 1С.

Автоматическое заполнение путевого листа - завершение смены.
По факту окончания смены в программе 1С будет доступна вся необходимая информация о работе транспортного средства и конкретного водителя. Какие данные здесь можно увидеть и чем они будут полезны?
- Данные о пробеге позволят автоматически начислить амортизацию ТС и рассчитать зарплату водителям.
- Информация о расходе топлива поможет автоматического списать ГСМ.
- А вот сведения о моточасах будут необходимы и для списания топлива, и для начисления амортизации при работе со спецтехникой.

Но исключительно этим возможности интеграции спутникового мониторинга и 1С не ограничиваются!

В зависимости от специфики автопарка и задач бизнеса вы можете применять наши инструменты для еще более эффективного контроля и планирования работы автопарка. Например:
- С помощью ГЛОНАСС/GPS-контроля можно оценить стиль вождения водителя и использовать такие данные для более объективного начисления зарплаты, премирования или штрафования - в зависимости от степени бережного отношения к имуществу компании.
- Информация о пробеге машины даст понять, когда действительно необходимо проводить ТО.
- Если анализировать реальные факты посещения объектов и выполнения маршрутов, то удастся грамотнее выстраивать отношения с поставщиками услуг.
- И, конечно, любому руководителю поможет в работе точная информация о расходе ГСМ - на основе данных, поступающих от датчиков уровня топлива, и сведений от топливной компании.

Результатом станет экономия топливных затрат и пресечение махинаций.
Эти возможности доступны сегодня любой компании, которая внедрит решение АЙТОБ для автоматического заполнение путевых листов в 1С с использованием данных спутникового мониторинга. Результаты промышленной эксплуатации решения в «НовосибирскАвтоДор» подтверждают, что его можно с успехом применять с самых разных автопарках - независимо от количества и типа ТС.

Если вы хотите узнать больше о решении и увидеть, как оно работает, советуем посмотреть:

Видео о реализации проекта с наглядными примерами и подробным рассказом 


Видео о том, как происходит закрытие путевых листов на основе данных ГЛОНАСС/GPS