Подбор перевозчика на рейс через заявку на тендер в ТМС

В статье описывается порядок работы с документом «Заявка на тендер» в 1С:TMS при опубликовании тендера, в процессе сбора предложений от перевозчиков и при выборе победителя с последующим назначением в качестве перевозчика на рейс.

1. ЧТО ТАКОЕ ТЕНДЕР?

Известный факт – термин «тендер» не является официальным в рамках российского законодательства. Другими словами, строго определить понятие тендера не удается. Ниже приведены три определения, дающие представление о тендере и процедуре его проведения.

Большой экономический словарь: «… приглашение поставщикам предложить товар или оборудование, отвечающие установленным требованиям; конкурсная форма размещения заказа на закупку на рынке оборудования или привлечения подрядчиков для сооружения комплексных объектов и выполнения других работ, включая инжиниринг. Условия конкурса объявляются заранее.»
(Составитель: А.Н. Азрилиян, 1997 год)

Современный экономический словарь: «… конкурентные торги открытого типа (открытый тендер) или закрытые – для ограниченного числа участников (закрытый тендер), конкурсная форма размещения заказа.»
(Составители: Райзберг Б.А., Лозовский Л.Ш., Стародубцева Е.Б., 1999 год)

Википедия: «… конкурентная форма отбора предложений на оплачиваемую поставку товаров, оказание услуг или выполнение работ по заранее объявленным в документации условиям, в оговоренные сроки на принципах состязательности, справедливости и эффективности.»
(https://ru.wikipedia.org/wiki/Тендер_(торги))

Из приведенных определений понятно, что тендер должен задавать набор условий, которые сообщаются участникам. Далее выполняется сбор предложений, которые участники тендера направляют в соответствии с объявленными условиями. По окончании сбора предложений выбирается наилучшее, а участник, сделавший такое предложение, объявляется победителем тендера.

При решении задачи подбора перевозчика в 1С:TMS под тендером подразумевается процедура подбора исполнителя на рейс на основании сформированных условий и требований к перевозке. При этом грузоотправитель объявляет (опубликовывает) тендер, а транспортные компании (ТК), в качестве участников тендера, направляют свои предложения.

Таким образом, тендер, как объект и как процедура в учетной системе, должен обладать следующими признаками и обеспечивать выполнение следующих шагов.

1. Создание тендера, определение основных параметров, включая сроки проведения, порядок сбора предложений от участников и правила определения победителя.
2. Определение состава участников, в особенности это важно для тендера закрытого типа, в котором участие могут принимать только приглашенные ТК.
3. Опубликование тендера с использованием механизма оповещения ТК о тендере и его условиях.
4. Сбор предложений (откликов) перевозчиков. Регистрация предложений и сохранение истории проведения тендера.
5. Выбор победителя, предложение которого признается наилучшим, согласование условий перевозки.

Простое, «верхнеуровневое» представление последовательности операций при подготовке и проведении тендера можно изобразить в виде схемы на Рис. 1.
Рис. 1 Основные шаги подготовки и выполнения тендера


В хронологическом порядке тендер начинается с задания условий проведения, после чего следует его опубликование. Под опубликованием понимается механизм сообщения информации по тендеру его участникам. На Рис. 1 средства связи с участниками по тендеру представлены в виде пустого синего контейнера. Такими средствами связи могут быть как обмен сообщениями по электронной почте, так и взаимодействие 1С:TMS с личными кабинетами перевозчиков на площадке электронных торгов.

Далее процедура выполнения тендера включает операции по сбору предложений от перевозчиков, их обработку, выбор наилучшего предложения, назначение победителя и согласование с ним условий перевозки. Подтверждение победителя о готовности выполнить условия перевозки передаются в 1С:TMS в виде данных о транспортном средстве и водителе, которые будут выполнять рейс. В таком случае тендер считается состоявшимся.

По результатам выполнения тендера возможны несколько вариантов его завершения. Тендер может завершиться успешно (событие «Тендер состоялся»). Тендер может завершиться принудительно по «тайм-ауту», то есть по превышению срока проведения тендера (событие «Истек срок проведения»). Также тендер может быть отменен в процессе выполнения, например, если тендер был объявлен ошибочно (содержит ошибочные данные), или заказчик по каким-то причинам отменил перевозку (событие «Не состоялся/Отменен»).

2. ИЗ ЧЕГО СОСТОИТ ЗАЯВКА НА ТЕНДЕР?

Чтобы реализовать шаги и операции, связанные с рассмотренной процедурой тендера, в 1С:TMS используется документ «Заявка на тендер», на форме которого реквизиты сгруппированы в соответствии с шагами и операциями процедуры проведения тендера, которые были сформулированы чуть ранее и схематично представлены на Рис. 1.

Основные блоки реквизитов на форме документа «Заявка на тендер», представленные на Рис. 2.
Рис. 2 Документ «Заявка на тендер» в 1С:TMS

 Начальные условия по тендеру задают, прежде всего, тип тендера и сроки его проведения. Также в этом блоке есть ссылка на рейс (документ-основание), список заданий на перевозку и дополнительная аналитика (учет по организациям и валюта тендера).

Реквизит «Тип тендера» определяет собственно процедуру проведения тендера, а именно порядок уведомления ТК и сбора предложений. Тип тендера в 1С:TMS может принимать одно из трех значений:

• На цену – в тендере принимают все участники одновременно. Победителем выбирается перевозчик, предложивший оптимальную (минимальную) цену.
• На время – в тендере принимают все участники одновременно. Дополнительно, в блоке начальных реквизитов, задается параметр «Тариф» - цена перевозки, предлагаемая грузоотправителем. Победителем выбирается участник, первым принявшим предложение о тендере.
• По очереди – участники получают доступ к тендеру по очереди, заданной в табличной части «Участники». Победителем выбирается перевозчик, первым принявший предложение о тендере в порядке заданной очереди, при условии, что предыдущие участники либо отказались, либо проигнорировали участие в тендере.

Состав участников тендера задается в табличной части «Участники», внизу формы документа «Заявка на тендер». Это список ТК, который может быть сформирован вручную или заполнен в соответствии с предварительными настройками и отборами.

История проведения тендера представляет собой список событий по тендеру, в котором регистрируются дата события, его содержание и связанные реквизиты (например, наименование ТК, предложенная цена перевозки, отказ или согласие на участие в тендере).

Итоговый результат содержит данные о ТК, выбранной победителем по тендеру, сведения о назначенных ТС и водителе, дополнительную информацию.

3. КАК ЭТО РАБОТАЕТ?

Тендер в 1С:TMS объявляется после этапа планирования рейса, с целью подбора перевозчика на спланированный рейс.

Документ «Заявка на тендер» создается на основании документа «Рейс», который находится в статусе «Новый». Рейс в таком статусе содержит данные по рассчитанному маршруту, список включенных в него заданий с параметрами и характеристиками грузов, а также требуемую модель ТС.

Пользователь в Заявке на тендер выбирает тип тендера, указывает сроки проведения и подбирает состав участников. В табличной части «Участники» есть команда «Заполнить», по которой список ТК для участия в тендере заполняется с учетом предварительно настроенных отборов и настроек. Например, участники по тендеру могут подбираться в зависимости от маршрута (зоны доставки) или модели ТС, предварительно рассчитанных в рейсе, на основании которого объявляется тендер. Также по каждому перевозчику можно указать свой тариф в конкретном тендере или заполнить его по данным из подсистемы тарификации 1С:TMS.

После заполнения всех необходимых реквизитов документ «Заявка на тендер» проводится, при этом его статус меняется с «Новый» на «К выполнению».

Для взаимодействия между грузоотправителем и участниками по тендеру в 1С:TMS используется Мультисервисная логистическая платформа (МЛП). Программный интерфейс МЛП (API) обеспечивает связь 1С:TMS с личными кабинетами ТК (Рис. 3).


Рис. 3 Взаимодействие между ТМС и ТК через МЛП

Опубликование тендера выполняется в ТМС по команде «Опубликовать» на форме документа «Заявка на тендер». При этом на стороне МЛП создается тендер с параметрами, зеркально соответствующими тендеру в 1С:TMS, а в личных кабинетах ТК-участников включается доступ к такому тендеру (устанавливается видимость). На стороне 1С:TMS документ «Заявка на тендер» получает статус «Опубликован».

Ответы ТК по опубликованному тендеру, также по API, направляются в 1С:TMS и регистрируются в списке событий по тендеру, при этом статус Заявки на тендер переходит в значение «Выполняется».

Выбор победителя по тендеру выполняется командой «Выбрать победителя», по которой в поле «Победитель» указывается выбранный перевозчик. Статус документа «Заявка на тендер» также меняется на «Выбор победителя». При этом ТК-победителю по тендеру отправляется в МЛП уведомление о наступившем событии.

В ответ ТК-победитель в личном кабинете МЛП заполняет данные по ТС и водителю, то есть указывает регистрационный номер ТС и ФИО водителя, а также дополнительную информацию. Введенные данные из личного кабинета ТК в МЛП передаются в 1С:TMS, где в блоке Выбор победителя на карточке тендера заполняются соответствующие поля.

По команде «Записать перевозчика, ТС и водителя в рейс» выполняется передача полученных данных и заполнение соответствующих реквизитов в документе «Рейс». После заполнения данных по ТС и водителю статус документа «Рейс» изменяется на «К выполнению». Далее начинается этап выполнения перевозки в соответствии с бизнес-процессом выполнения перевозок в 1С:TMS.

Факт завершения тендера, успешного или не успешного, фиксируется посредством установки соответствующего статуса документа «Заявка на тендер» - «Состоялся» или «Не состоялся».

Примеры взаимодействия 1С:TMS и МЛП при работе с тендерами можно посмотреть в вебинаре компании АЙТОБ «Импортозамещение: Платформа для проведения тендеров с перевозчиками».

Более подробно возможности МЛП описаны здесь.